Im Rahmen einer Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung überprüfen die Finanzbehörden steuererhebliche Angaben des Steuerpflichtigen. Sie kann eine oder mehrere Steuerarten, einen oder mehrere Besteuerungszeiträume umfassen oder sich auf bestimmte Sachverhalte beschränken.

Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung. Eine Außenprüfung ist unter anderem zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind.

Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer müssen dem Steuerpflichtigen, bei dem die Außenprüfung durchgeführt werden soll, in angemessener Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt gegeben werden, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Auf Antrag der Steuerpflichtigen soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden.

Die Prüfer haben sich bei Erscheinen unverzüglich auszuweisen. Der Beginn der Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen.

Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte, die für die Besteuerung erheblich sein können, mitzuwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Tätigkeit zu unterstützen. Die Außenprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt.

Für alle Steuerpflichtigen, die EDV-gestützte Buchführungssysteme im Einsatz haben, sind die Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) zu beachten, die den Prüfern erhebliche Zugriffsrechte auf die firmeneigenen Datenverarbeitungssysteme gewähren. Die Zugriffsrechte sind in 3 Varianten ausgestaltet:

• Z-1-Zugriff: Nur-Lese-Zugriff,

• Z-2-Zugriff: Mittelbarer Zugriff durch Aufbereitung des Prüfungspflichtigen nach Prüfervorgaben,

• Z-3-Zugriff: Überlassung eines Datenträgers zur unmittelbaren Auswertung durch den Prüfer.

Die Finanzverwaltung hat aktuell den Entwurf zu einem BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht, das die obigen teilweise überholten Grundsätze ablösen soll.