Als Betriebsausgaben gelten alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dazu gehören alle Vermögensabflüsse in Form von Geld aber auch in Form von Sachwerten. Wichtig ist, dass die Ausgaben im wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.

Schwierigkeiten bei der Anerkennung von Betriebsausgaben können entstehen, wenn die Ausgaben auch im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen und nicht allein betrieblich veranlasst sind. So ist der Abzug auch zum Teil privat veranlasster Aufwendungen nur möglich, wenn der Privatanteil unter 10 % liegt und damit von untergeordneter Bedeutung ist oder der betriebliche Anteil mittels eines objektiven Maßstabs fehlerfrei bestimmt werden kann.

Bei einer beruflich aber auch privat veranlassten Reise gilt, dass die Reisekosten – gemäß dem Beschluss des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom 21.09.2009, GrS 1/06 – in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden können. Der berufliche Anteil ist dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Bei einer untergeordneten betrieblichen/beruflichen Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang nicht als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar. Bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 06.07.2010, IV C 3 - S 2227/07/10003 :002).

Die Anerkennung von Betriebsausgaben kann versagt werden, falls sie nicht angemessen, notwendig, allgemein üblich oder zweckmäßig sind. Probleme beim Betriebsausgabenabzug entstehen häufig bei Aufwendungen für die Golfspielberechtigung leitender Mitarbeiter, die Unterhaltung firmeneigener Flugzeuge oder Jachten oder bei Aufwendungen für kostenintensive und luxuriöse Sportwagen.

Nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden zu Beispiel: Geldbußen und Geldstrafen, Steuerhinterziehungszinsen, Spenden, die die Fördergrenze übersteigen, unangemessen hohe Bewirtungskosten oder Geschenke an Geschäftsfreunde über 35,– €.

Betriebsausgaben können nicht nur bei laufender Geschäftstätigkeit, sondern bereits vor der Betriebseröffnung, aber auch nach der Betriebsaufgabe entstehen. Als vorweggenommene Betriebsausgaben gelten zum Beispiel Finanzierungskosten, Notarkosten, Rechts- oder Steuerberatungskosten, Reisekosten oder Gründungs- und Anlaufkosten. Zu den nachträglichen Betriebsausgaben gehören unter anderem Bürgschaftsaufwendungen oder Schuldzinsen.