Wenn der Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet, muss der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Über die Vorauszahlungen muss er jährlich abrechnen.

Abrechnungsfrist

Der Vermieter hat zwölf Monate Zeit, über die Betriebskosten abzurechnen. Geht dem Mieter die Abrechnung später als ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode zu, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verzögerung nicht verschuldet.

Tipp: Die Ausschlussfrist betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Der Mieter kann also nach wie vor verlangen, dass der Vermieter die Betriebskosten abrechnet. Und selbstverständlich kann der Mieter auch die Auszahlung eines Guthabens verlangen.

Nachforderungen aus einer verspätet zugegangenen Abrechnung kann der Vermieter nur dann geltend machen, wenn er darlegen und beweisen kann, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat, wenn er also nichts dafür kann, dass er die Abrechnung nicht fristgemäß vorlegen konnte. Das ist etwa der Fall, wenn ihm Abrechnungen der Versorgungsunternehmen nicht vorliegen.

Verteilung

In der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter die Kosten, die für das Haus im Abrechnungsjahr entstanden sind, auf die einzelnen Wohnungen verteilen. Es gibt verschiedene Verteilerschlüssel. In der Praxis von Bedeutung sind insbesondere folgende:

• Quadratmeter Wohnfläche: Die Verteilung der Betriebskosten erfolgt nach Quadratmetern. Dies ist in der Praxis der häufigste Abrechnungsmaßstab; er wird vom Gesetzgeber bevorzugt.

• Verbrauch: Die verbrauchsabhängigen Betriebskosten wie Strom, Wasser oder Gas werden nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter abgerechnet, was unzweifelhaft der gerechteste Maßstab ist.

• Wohneinheit: Hier zählt jede Wohnung gleich. Die Betriebskosten werden durch die Anzahl der Wohnungen geteilt, was gerecht ist, wenn alle Wohnungen nahezu gleich sind oder den gleichen Nutzen haben (z. B. Kabelgebühren).

• Personenzahl: Grundlage für die Verteilung der Betriebskosten ist hier die Anzahl der zum Haushalt des Mieters gehörenden Personen, was bei Betriebskosten wie z. B. Müllgebühren und Wasserverbrauch sicherlich gerecht ist.

Abrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• die Bezeichnung des Objekts, auf das sich die Abrechnung bezieht,

• die Benennung des Abrechnungszeitraums,

• die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede Nebenkostenart,

• die Angabe und Erläuterung des zugrunde liegenden Abrechnungsmaßstabs (Verteilerschlüssels),

• die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters entfallenden Anteils der Kosten,

• die Verrechnung der Vorauszahlungen mit dem auf den Mieter entfallenden Kostenanteil.

Gesetzliche Grundlagen: § 556 BGB, Betriebskostenverordnung