Die Erstellung und die Übermittlung einer Bilanz in elektronischer Form sind für Kleinstbetriebe wirtschaftlich unzumutbar, wenn hierdurch ein erheblicher finanzieller Aufwand verursacht wird.

Die Klägerin ist eine GmbH, die Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen erbringt. Einen Steuerberater nimmt sie für die Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten nicht in Anspruch. Für das Jahr 2015 übermittelte die Klägerin ihre Bilanz nebst Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt und verwendete hierfür ein Computerprogramm, das vom Bundesanzeiger Verlag angeboten wird. Ihr Umsatz betrug für dieses Jahr ca. 70.000 Euro und der Gewinn ca. 300 Euro.

Für 2016 beantragte die Klägerin beim Finanzamt die Befreiung von der elektronischen Übermittlungspflicht und führte zur Begründung aus, dass die von ihr für die laufende Buchführung angeschaffte Buchhaltungssoftware nicht mit den Vorgaben der Finanzverwaltung für die elektronische Erstellung und Übermittlung einer Bilanz kompatibel sei. Die Inanspruchnahme eines Steuerberaters zur Erstellung der E-Bilanz würde jährlich mehr als 2.000 Euro kosten. Die Umstellung der Software würde jährliche Mehrkosten von 267 Euro sowie einen jährlichen Arbeitsmehraufwand von 60 Stunden verursachen. Für die Erstellung der elektronischen Bilanz für 2015 habe der Geschäftsführer insgesamt vier Arbeitstage benötigt. Das Finanzamt lehnte den Antrag ab und führte im Wesentlichen die Vorteile der Finanzverwaltung an, die sich aus der automatisierten Überprüfung der E-Bilanz ergäben

Die nach erfolglosem Einspruchsverfahren erhobene Klage hatte Erfolg. Die Klägerin habe – so der 5. Senat des Finanzgerichts Münster – einen Anspruch darauf, dass das Finanzamt auf eine elektronische Übermittlung der Bilanz verzichtet, denn dies sei für sie wirtschaftlich unzumutbar im Sinne der Härtefallregelung (§ 5b Abs. 2 Satz 2 EStG i. V. m. § 150 Abs. 8 AO). Die Klägerin habe keinen Steuerberater und verfüge selbst nicht über die erforderliche technische Ausstattung. Das von ihr im Jahr 2010 für die laufende Buchführung angeschaffte Computerprogramm generiere zwar einen zum Ausdruck bestimmten Jahresabschluss sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Es verfüge aber nicht über den für die nach § 5b EStG zur elektronischen Datenübermittlung erforderlichen Standard.

Die Schaffung der technischen Möglichkeiten wäre für die Klägerin nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich. Dies gelte sowohl für die Beauftragung eines Steuerberaters als auch für die Anschaffung eines neuen Buchführungsprogramms zuzüglich des eigenen Zeitaufwands des Geschäftsführers. Dabei sei zu berücksichtigen, dass die Klägerin angesichts ihrer Umsatz- und Gewinnzahlen als Kleinstbetrieb anzusehen sei, der vom Gesetzgeber mit der Härtefallregelung geschützt werden solle. Diese Regelung sei großzügig in dem Sinne auszulegen, dass wirtschaftliche Zumutbarkeit nicht mit wirtschaftlicher Leistbarkeit gleichzusetzen sei.

(FG Münster, Mitteilung vom 15.03.2021 zu Urteil vom 28.01.2021 - 5 K 436/20)